Gestion des données personnelles

Dans le cadre de ses missions de service public, Agglopolys, la Communauté d'agglomération de Blois, est amenée à collecter et traiter des données personnelles concernant la population de l'agglomération blaisoise, les usagères et usagers, le personnel communal et ses partenaires. Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et libertés, Agglopolys s’engage à garantir la protection, la confidentialité et la sécurité de toutes les données qu’elle traite. Vous trouverez ci-dessous comment ces données sont gérées et protégées.

Dans quels cas Agglopolys collecte des données personnelles ?

Agglopolys peut être amenée à collecter, enregistrer et conserver des données personnelles dans de nombreux contextes liés à ses missions, notamment :

• cadre administratif (gestion des demandes adressées, traitement des demandes de rendez-vous avec les services, gestion des registres et documents administratifs, délivrance d’autorisations diverses, etc.) ;

• communication et participation citoyenne (organisation de consultations citoyennes et enquêtes publiques, inscriptions à des événements municipaux, etc.) ;
• services numériques (utilisation du site internet de la commune, comptes pour certaines démarches en ligne, etc.).

Quels principes sont appliqués pour protéger les données personnelles ?

Agglopolys applique une politique stricte pour garantir la protection des données personnelles :

• elles sont traitées de manière transparente et sécurisée, uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et dans le respect du droit des personnes ;
• elles font l’objet de mesures de sécurité fortes afin d’en préserver leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité ;
• Agglopolys dispose d’une personne déléguée à la protection des données personnelles (DPD, ou DPO pour le terme anglais Data Protection Officer) déclarée auprès de la CNIL qui a une mission de conseil, d’information, de contrôle du respect du RGPD. Surtout, elle est l’interlocutrice officielle du public et de la CNIL pour toutes les questions touchant à l’exercice des droits des personnes concernées par un traitement mis en œuvre par un service de la collectivité. C’est la personne à contacter si vous souhaitez exercer vos droits (coordonnées plus bas sur cette page ou formulaire de contact en ligne).

Quelles données sont collectées ?

Selon les démarches, Agglopolys peut collecter :

• données d’identification : nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, sexe ;
• données de contact : adresse postale, adresse mél, numéro de téléphone ;
• données administratives : pièces justificatives, numéros de documents, informations familiales ;
• données financières : facturation, paiement de services municipaux ;
• données sociales : situation familiale, professionnelle, ressources (uniquement lorsque nécessaire) ;
• images de vidéosurveillance (si dispositif existant et déclaré) ;
• données de connexion dans le cadre de services numériques (journaux de connexion au site, etc.).

Agglopolys ne collecte jamais de données sans lien avec ses missions de service public, et ne procède à aucun profilage commercial.

Sur quelles bases légales reposent les traitements ?

Les données peuvent être transmises :

• aux services internes et mutualisés de la Ville de Blois, d'Agglopolys, la Communauté d’agglomération de Blois, du centre intercommunal d’action sociale (CIAS du Blaisois), strictement habilités ;
• lorsque la loi l’exige, aux organismes publics partenaires (État, Caisse d’Allocation Familiales (CAF), Caisse Primaire d’Assurance maladie (CPAM), Département, Région, bailleurs sociaux, etc.) ;
• si nécessaire, à des prestataires techniques agissant uniquement sur instruction d'Agglopolys.

Aucun partage de données à des fins commerciales n’est jamais effectué.

Quelle est la durée de conservation des données ?

Les données sont conservées :

• pendant la durée nécessaire à la gestion du dossier ;
• puis archivées ou supprimées selon les règles fixées par le code du patrimoine et les recommandations des Archives de France.

Certaines données sont conservées durablement (par exemple : actes d’état civil, factures, etc.), d’autres temporairement (par exemple : inscriptions à un évènement, réservations, demandes ponctuelles).

Mesures de sécurité et de confidentialité sur les données personnelles ?

Agglopolys met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger les données :

• gestion des habilitations internes ;
• sécurisation des serveurs et logiciels ;
• chiffrement des échanges lorsque nécessaire ;
• registre interne des traitements ;
• procédures internes en cas de violation de données.

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d’accès : savoir si vos données sont traitées et en obtenir une copie ;
• droit de rectification : corriger des informations inexactes ;
• droit à l’opposition : vous opposer à certains traitements (sauf lorsque le traitement résulte d’une obligation légale ou d’une mission d’intérêt public) ;
• droit à la limitation du traitement : demander à ce que l’on gèle temporairement l’utilisation de certaines de vos données ;
• droit à l’effacement (ou droit à l’oubli dans certains cas) : exiger à ce que l’on efface vos données pour lesquelles il n’y a plus de motif fondé de les traiter ;
• droit à la portabilité (lorsque cela vous concerne) : permet d’obtenir vos données à caractère personnel et de les réutiliser à d’autres fins et pour d’autres services.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à la personne déléguée à la protection des données, grâce aux coordonnées indiquées ci-dessous (ou en remplissant le formulaire de contact en ligne).

Identité et coordonnées de la personne déléguée à la protection des données

Pour toute question en lien avec vos données personnelles, vous pouvez contacter la personne déléguée à la protection des données :

• formulaire de contact en ligne
• adresse postale : Axelle Deschamps, DPO CIAS du Blaisois, Hôtel d’Agglomération, 1 rue Honoré-de-Balzac 41000 Blois
• adresse mél : dpo[arobase]agglopolys.fr

Identité et coordonnées du responsable de traitement

Le responsable de traitement est Agglopolys. Son adresse officielle est 1 rue Honoré de Balzac 41000 Blois

Précisions sur certains services

Logiciel de courrier électronique d'Agglopolys

Dans le cadre de ses échanges de correspondance (papier ou numérique) avec le public, Agglopolys peut être amenée à recueillir des données personnelles et les conserver sur un logiciel de courrier électronique.

Quelles données peuvent être collectées dans le logiciel de courrier électronique d'Agglopolys ?

Les informations collectées peuvent inclure :

• le nom et prénom ;

• l’adresse postale ;
• l’adresse mél ;
• le numéro de téléphone.

Pourquoi ces données sont-elles utilisées par le logiciel de courrier électronique d'Agglopolys ?

Cette collecte de données intervient à des fins de gestion et de suivi des échanges avec l’administration enregistrés dans le logiciel de courrier électronique interne. La base légale du traitement est l’intérêt légitime, nécessaire au bon accomplissement des missions d'Agglopolys.

Qui a accès à ces données du logiciel de courrier électronique d'Agglopolys ?

Seul·es les agent·es de la Ville de Blois, d’Agglopolys et du CIAS du Blaisois peuvent consulter ces données, dans le cadre de leurs missions respectives.

Combien de temps sont-elles conservées dans le logiciel de courrier électronique d'Agglopolys ?

Vos informations sont supprimées 2 ans après votre dernier échange avec les services.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits sur vos données personnelles (accès, rectification, opposition, etc.) en contactant la déléguée à la protection des données (DPO) d'Agglopolys et en lui adressant votre demande aux coordonnées rappelées ci-dessus ou directement via notre formulaire de contact en ligne. En cas de difficulté, vous avez également la possibilité de saisir la CNIL :

• sur leur site internet, cnil.fr ;
• ou par courrier postal : CNIL – 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS cedex 07.

Site internet d'Agglopolys (agglopolys.fr et m.agglopolys.fr)

Quelles données sont collectées par le site internet d'Agglopolys ?

Le site internet d'Agglopolys ne recueille de données personnelles que dans des cas légitimes.

Soit ce recueil a lieu parce que vous fournissez vous-mêmes ces données. Par exemple :

• un formulaire de contact du site peut vous demander votre nom et votre adresse, pour qu'Agglopolys puisse vous envoyer une réponse ou un accusé de réception ;

• un formulaire d’inscription à un évènement peut vous demander vos coordonnées, pour qu'Agglopolys puisse vous faire entrer le jour J ;

• un formulaire d’abonnement peut vous demander votre adresse mél ou votre numéro de téléphone portable, pour y envoyer les infoméls ou les infos SMS que vous souhaitez recevoir.

Sinon, Agglopolys recueille également automatiquement l’adresse IP et quelques informations liées au navigateur dans un journal de connexion. Ce journal est un outil de détection et d’investigation, qui n’est utilisé qu’en cas d’incident ou d’intrusion informatique. Sa durée de conservation n’excède pas les recommandations de la CNIL sur les journaux de connexion (1 an maximum).

Quels fichiers témoins sont déposés par le site internet d'Agglopolys ?

Par ailleurs, des fichiers témoins (aussi appelés cookies) peuvent être enregistrés sur votre appareil par www.Blois.fr lors de votre visite. Ils permettent de garder dans la mémoire du navigateur de votre appareil certains de vos choix (volume des vidéos, par exemple), ou de contribuer à l’analyse (anonyme) de l’usage du site internet.

Analyse statistique anonyme

Pour améliorer agglopolys.fr et connaître certains indicateurs clé (nombre de visites, nombre de pages vues, liste des pages vues, etc.), Agglopolys collecte des données totalement anonymes, ou immédiatement et automatiquement anonymisées, donc non personnelles. (Par exemple, Agglopolys ne peut pas connaître les pages qu’une personne précise a visité sur agglopolys.fr.) Le caractère anonyme et légitime de l’analyse statistique explique pourquoi ces fichiers témoins n’ont pas besoin de votre consentement préalable pour être déposés sur votre appareil.

Vous pouvez néanmoins vous opposer à leur dépôt si vous le souhaitez, en cochant la case ci-dessous. Pour garder en mémoire votre opposition, un fichier témoin unique sera déposé sur l’appareil que vous utilisez actuellement.

Des services tiers sont-ils intégrés dans le site internet d'Agglopolys ?

Oui, des services tiers sont intégrés dans agglopolys.fr :

• Vimeo et Youtube pour l’hébergement de vidéo. Leur intégration est réglée pour ne pas recueillir de données personnelles. Seules des données anonymes sont donc collectées ; par exemple : pour garder le volume des vidéos en mémoire ;

• les fonds de carte Google Maps et Wikimedia d’OpenStreetMap, pour les cartes géographiques.